Regulamin

4 czerwca 2018 roku

REGULAMIN UCZESTNICTWA W KONFERENCJACH ORGANIZOWANYCH PRZEZ MEGAFON SP. Z O.O.

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§1 Słownik definicji

Na potrzeby niniejszego regulaminu ustala się następujące znaczenie terminów:

  1. Konferencja – wydarzenie o charakterze naukowo-szkoleniowym, społecznym, edukacyjnym, dydaktycznym, warsztatowym, publicystycznym, nazywane również Sympozjum, Zjazd, Kurs, Warsztaty, Szkolenie, organizowane w ramach prowadzonej przez MEGAFON SP. Z O.O. działalności gospodarczej samodzielnie lub jako współorganizatora na podstawie zawartych umów lub porozumień, niezależnie od jego nazwy. Konferencje mają charakter zamknięty – są przeznaczone dla określonego grona zarejestrowanych uczestników. Wydarzenia o charakterze otwartym lub masowym organizowane są według zasad zawartych w odrębnych przepisach.
  2. Organizator – na potrzeby niniejszego regulaminu – MEGAFON SP. Z O.O. niezależnie od tego, czy jest samodzielnym organizatorem Konferencji czy występuje jako współorganizator na podstawie zawartych umów lub porozumień.
  3. Uczestnictwo w Konferencji – odpłatne lub nieodpłatne umożliwienie udziału w części naukowo-szkoleniowej, dydaktycznej, warsztatowej, edukacyjnej, publicystycznej itp.
  4. Recepcja Konferencyjna – wyznaczone przez Organizatora miejsce podczas Konferencji.
  5. Uczestnik Konferencji – osoba, która dokonała rejestracji, wniosła opłatę (w przypadku wydarzenia z płatnym uczestnictwem) oraz potwierdziła swoją obecność w Recepcji Konferencyjnej podczas Konferencji.
  6. Uczestnik VIP – uczestnik Konferencji posiadający status VIP na podstawie specjalnego zaproszenia MEGAFON SP. Z O.O.
  7. Pakiet Konferencyjny – pakiet świadczeń na rzecz Uczestnika Konferencji.
  8. Umowa Uczestnictwa w Konferencji – umowa zawarta z uczestnikiem na udział w Konferencji, korzystanie z pakietu konferencyjnego, której integralną częścią jest niniejszy regulamin.
  9. Limitowany Dostęp – ograniczony dostęp do powierzchni wystawienniczych w czasie trwania Konferencji. W szczególności dotyczy to dostępu do ekspozycji wystawienniczych firm farmaceutycznych lub medyczno-sprzętowych.
  10. Informacje o Konferencji – Organizator informuje, iż wszelkie aktualne dane dotyczące organizowanych Konferencji dostępne są na stronie internetowej oznaczonej domenami megafon.info.pl lub www.sympozja.eu lub pod nr. telefonu +48 609 807 790, lub na stronach internetowych administrowanych przez MEGAFON SP. Z O.O. na potrzeby organizowanej Konferencji.
  11. Przepisy Prawne – przepisy powszechnie obowiązujące na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, w tym przepisy porozumień, konwencji i umów, jakich jest sygnatariuszem.

I. ZASADY UDZIAŁU W KONFERENCJI

 §2 Warunki uczestnictwa w Konferencji

Warunkami uczestnictwa w Konferencji (zawarcia Umowy na uczestnictwo w Konferencji) są:

a) rejestracja uczestnictwa w Konferencji zgodnie z §3,
b) wniesienie opłaty za uczestnictwo zgodnie z 4w wysokości i terminie podanym przez Organizatora (w przypadku Konferencji z płatnym uczestnictwem),
c) potwierdzenie swojego uczestnictwa w Recepcji Konferencyjnej.

§3 Sposoby i warunki rejestracji

  1. Osoba zainteresowana uczestnictwem w Konferencji może dokonać rejestracji poprzez:

a) rejestrację poprzez formularz rejestracyjny na stronie internetowej Konferencji (po wypełnieniu obowiązkowych danych – pól formularza);
b) rejestrację uczestnictwa drogą mailową na adres biuro@megafon.info.pl, należy podać obowiązkowe dane: nazwę Konferencji, imię i nazwisko Uczestnika, adres korespondencyjny, adres mailowy, specjalizację, telefon, Numer Prawa Wykonywania Zawodu – jeśli dotyczy oraz pełne dane do faktury;
c) rejestrację osobistą poprzez wypełnieniu obowiązkowych danych – pól formularza rejestracyjnego w Recepcji Konferencji, w przypadku dostępnych Pakietów Konferencyjnych.

2. Warunkiem przyjęcia przez Organizatora rejestracji jest podanie przez Uczestnika obowiązkowych danych oraz akceptacja niniejszego regulaminu. Regulamin stanowi integralną część umowy kupna-sprzedaży usługi-uczestnictwa w Konferencji.

3. Organizator zastrzega sobie prawo do zamknięcia rejestracji na Konferencję w każdym czasie bez podania przyczyny.

4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane podaniem błędnych lub nieprawdziwych danych przez Uczestnika. W szczególności Uczestnik nie może podnosić, iż nie został należycie powiadomiony o zmianach w Konferencji, jeśli dane podane w formularzu rejestracyjnym uniemożliwiały z nim kontakt.

5. Organizator ma prawo odmówić przyjęcia rejestracji nadesłanej w formie formularza lub e-maila, jeśli w zgłoszeniu będzie brakowało niezbędnych danych wymienionych w §3. pkt 1 i/lub będą one nieczytelne. Organizator nie ma obowiązku kontaktowania się z osobą zgłaszającą uczestnictwo celem uzupełnienia danych.

§4 Wnoszenie opłat za uczestnictwo

  1. Organizator przyjmuje wpłaty od zarejestrowanych Uczestników w formie:

a) przelewu bankowego,
b) przelewu w systemie płatności natychmiastowych,
c) wpłaty własnej w recepcji Konferencji.

2. Uczestnik Konferencji zobowiązany jest do umieszczenia w tytule przelewu danych umożliwiających jego identyfikację oraz identyfikację Konferencji (imię, nazwisko, adres korespondencyjny, nazwa Konferencji).

3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności, jeśli opis przelewu nie umożliwia identyfikacji Uczestnika lub Konferencji.

4. Uczestnik Konferencji zobowiązany jest mieć przy sobie dowód wniesienia opłaty za uczestnictwo (dotyczy Konferencji z płatnym uczestnictwem) i w razie wątpliwości okazać go w recepcji Konferencji.

5. Organizator ma prawo odmówić wstępu na Konferencję osobie okazującej dowód wpłaty, w stosunku, do którego zachodzą zastrzeżenia określone w pkt 2. i 3.

5. W przypadku wnoszenia opłaty za uczestnictwo na miejscu, przed rozpoczęciem lub w trakcie trwania Konferencji, Organizator nie gwarantuje Uczestnikowi pełnego Pakietu Konferencyjnego. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, iż z tego tytułu nie przysługuje mu rabat ani upust opłaty za uczestnictwo.

7. Po uiszczeniu opłaty przez Uczestnika Organizator Konferencji wystawi fakturę w terminie 7 dni od daty wpłynięcia pieniędzy na konto Organizatora.

8. W ramach wnoszonej opłaty Uczestnikowi przysługuje prawo do Pakietu Konferencyjnego. Informacje o zakresie Pakietu Konferencyjnego są dostępne w ramach aktualnych informacji o Konferencji.

9. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany zakresu Pakietu Konferencyjnego oraz wprowadzania zmian w planie Konferencji.

10. W przypadku zajścia sytuacji określonej w pkt 9. Organizator kontaktuje się z Uczestnikami i może zaproponować:

a) dopłatę,
b) upust od opłaty za uczestnictwo.

11. O ile Uczestnik pisemnie nie wyrazi zgody na dopłatę/upust w ciągu 10 dni od daty otrzymania propozycji od Organizatora, uznaje się, że jest to jednoznaczne z odstąpieniem od umowy uczestnictwa w Konferencji. Organizator zwróci otrzymane od Uczestnika środki przelewem w ciągu 15 dni od dnia Konferencji, której dotyczyła wpłata Uczestnika.

12. Jeśli świadczenie na rzecz Uczestnika związane jest z kolejnością wnoszonych opłat za uczestnictwo, decyduje data wpływu środków na rachunek Organizatora (data zaksięgowania środków na rachunku Organizatora). Opłaty, które wpłyną po wyznaczonej dacie pomimo ich wcześniejszego nadania, uznawane są za wpłaty po terminie.

13. Dokonanie wpłaty jest tożsame z zaakceptowaniem warunków świadczenia usług określonych w niniejszym Regulaminie.

§5 Materiały informacyjne

  1. Wszelkie materiały drukowane, w tym reklama w czasopismach, plakaty, ulotki i e-maile dotyczące Konferencji, oraz inne formy kontaktu mają jedynie charakter informacyjny – zawarte w nich treści mogą ulec zmianie i nie stanowią one oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.
  2. Aktualną ofertę handlową dotyczącą Konferencji można uzyskać wyłącznie na stronie internetowej Konferencji, administrowanej przez MEGAFON SP. Z O.O.

§6 Zmiany w ramach Konferencji

  1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w Konferencji, w szczególności do zmiany:

a) planu merytorycznego Konferencji;
b) czasu trwania Konferencji,
c) Pakietu Konferencyjnego,
d) miejsca Konferencji.

2. W przypadku zajścia okoliczności określonych w pkt 1. Organizator poinformuje o tym zarejestrowanych Uczestników z zastrzeżeniem §3 pkt 4 i 5.

3. Poinformowanie o zmianach nastąpi z wykorzystaniem adresów lub numerów telefonów podanych przez Uczestnika podczas rejestracji.

4. Poinformowanie o zmianach nastąpi poprzez:

a) wysłanie informacji e-mailem lub
b) SMS-em, lub
c) powiadomienie telefoniczne,
d) zamieszczenie odpowiedniej informacji na stronie internetowej Konferencji,
e) zamieszczenie odpowiedniej informacji w Recepcji Konferencyjnej.

5. Organizator nie pokrywa utraconych korzyści ani kosztów, jakie Uczestnik poniósł w związku ze zmianami opisanymi powyżej.

§7 Odwołanie Konferencji

  1. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji w każdym czasie bez podania przyczyny.
  2. W przypadku zajścia okoliczności określonych w pkt 1. Organizator poinformuje o tym zarejestrowanych Uczestników z zastrzeżeniem §3 pkt 4 i 5.
  3. Poinformowanie o zmianach nastąpi z wykorzystaniem adresów lub numerów telefonów podanych przez Uczestnika podczas rejestracji.
  4. Poinformowanie o zmianach nastąpi poprzez:

a) wysłanie informacji e-mailem lub
b) SMS-em, lub
c) powiadomienie telefoniczne,
d) zamieszczenie odpowiedniej informacji na stronie internetowej Konferencji,

5. Organizator nie pokrywa utraconych korzyści ani kosztów, jakie Uczestnik poniósł w związku ze zmianami opisanymi powyżej.

6. Organizator zwróci Uczestnikom wniesione opłaty za Uczestnictwo ciągu 30 dni od dnia podjęcia decyzji o odwołaniu Konferencji.

§8 Rezygnacja z uczestnictwa w Konferencji

  1. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencjiw terminach właściwych dla danej Konferencji, podanych przez Organizatora na stronie www Konferencji.
  2. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Konferencjimusi być dokonana w formie pisemnej
    listem poleconym za potwierdzeniem odbioru lub pocztą elektroniczną e-mail z adresu e-mail podanego przez Uczestnika podczas rejestracji.
  3. Po otrzymaniu rezygnacji w formie określonej w pkt. 2 Organizator wystawi i prześle do Uczestnika fakturę korygującą w terminie 14 dni od daty otrzymania rezygnacji.
  4. Wpłacone środki zostaną zwrócone Uczestnikowi na konto przelewem w ciągu 30 dni od dnia, otrzymania przez Organizatora podpisanej przez rezygnującego Uczestnika korekty faktury.
  5. W przypadku rezygnacji Uczestnika, jeśli nie wnikała ona ze zmian określonych w §6 lub §7, Organizator pobierze 20-procentową opłatę manipulacyjną, którą ma prawo potrącić
    z wniesionych przez Uczestnika środków.

§9 Zasady organizacyjne podczas Konferencji

  1. Poniższe zasady dotyczą zachowania się Uczestników w trakcie trwania Konferencji, w tym również odpłatnych wydarzeń towarzyszących nieobjętych pakietem konferencyjnym.
  2. W trakcie udziału w Konferencji Uczestnik jest zobowiązany do:

a) stosowania się do poleceń porządkowych personelu Organizatora,
b) stosowania się do poleceń służb porządkowych zabezpieczających Konferencji,
c) przestrzegania przepisów przeciwpożarowych obowiązujących w miejscu Konferencji, wydarzeń towarzyszących,
d) stosowania się do zakazu wnoszenia na teren Konferencji alkoholu,
e) palenia tytoniu wyłącznie w miejscach do tego wyznaczonych i stosownie oznakowanych,
f) stosowania się do zakazu uczestnictwa w Konferencjipod wpływem środków lub leków odurzających,
g) zachowywania się w sposób zgodny z zasadami współżycia społecznego, w sposób nieutrudniający uczestnictwa innym osobomw Konferencjii miejscach zakwaterowania,
h) stosowania się do całkowitego zakazu utrwalania w jakiejkolwiek formie i jakimikolwiek środkami zapisu treści konferencji, chyba że otrzymał stosowną pisemną zgodę Organizatora,
i) stosowania się do przestrzegania praw autorskich wykładowców,
j) posiadania i noszenia w widocznym miejscu identyfikatora w trakcie trwania Konferencji.

3. Organizator zastrzega sobie prawo do usunięcia z Konferencji Uczestników naruszających zasady zachowania określone w pkt 2.

4. Uczestnik usunięty z Konferencji zgodnie z pkt 3. traci prawo do kontynuowania uczestnictwa w Konferencji bez odszkodowania, a wniesiona opłata nie ulega zwrotowi.

5. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.

6. Uczestnicy ponoszą pełną odpłatność za parkingi hotelowe i miejsca postojowe przed miejscami Konferencji.

7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które zostaną zgubione, zniszczone, pozostawione lub skradzione podczas Konferencji.

8. Organizator ponadto zastrzega sobie prawo do:

a) usunięcia z Konferencji Uczestników nieposiadających identyfikatorów,
b) wydzielenia w trakcie trwania Konferencji obszaru z limitowanym dostępem dla określonej grupy Uczestników,
c) niewydawania zgubionych kuponów uprawniających do świadczeń socjalnych w ramach Pakietu Konferencyjnego.

9. Każdy Uczestnik ma obowiązek niezwłocznie powiadomić pracowników Organizatora o sytuacjach mogących stwarzać zagrożenie dla życia lub zdrowia innych Uczestników.

10. Uczestnik obecny na Konferencji ma prawo do certyfikatu uczestnictwa. Są one wydawane na zakończenie Konferencji. Organizator nie ma obowiązku dosyłania certyfikatów pocztą po Konferencji.

11. W stosunku do Uczestników mogą być wydawane poświadczenia otrzymania punktów edukacyjnych lub innych uprawnień zawodowych nadawanych na podstawie odrębnych przepisów.

12. Organizator zastrzega sobie prawo do wykonywania dokumentacji fotograficznej i filmowej (zdjęć/filmów) realizowanej Konferencji z wizerunkiem Uczestnika.

13. Organizator zastrzega sobie prawo do umieszczenia zdjęć/filmów z wizerunkiem Uczestnika na stronie internetowej organizowanej Konferencji oraz na stronie internetowej oznaczonej domenami www.megafon.info.pl i www.sympozja.eu w kontekście realizowanych konferencji.

14. Organizator ma prawo wykorzystywać zdjęcia/filmy z wizerunkiem Uczestnika w celach marketingowych i promocyjnych w kontekście realizowanych konferencji.

15. Uczestnik zgadza się na wykonywanie zdjęć/filmów w trakcie Konferencji z udziałem Uczestnika.

16. Uczestnik, który nie życzy sobie publikacji przedstawiającej wyłącznie jego wizerunek na zdjęciu/filmie proszony jest o pisemne powiadomienie Organizatora na etapie rejestracji.

§10 Promocje

  1. Organizator zastrzega sobie prawo do ograniczonych w czasie akcji promocyjnych Konferencji.
  2. Akcje promocyjne mogą polegać w szczególności na stosowaniu upustów, rabatów, uczestnictwa w wydarzeniach towarzyszących lub odpłatności za ograniczony dostęp w Konferencji, konkursów itp.
  3. Uczestnicy, którzy dokonali rejestracji i wnieśli opłatę za uczestnictwo przed akcją promocyjną, nie mogą domagać się zwrotu całości lub części wniesionych opłat za uczestnictwo z uwagi na prowadzoną przez Organizatora akcję promocyjną.
  4. Jeśli udział w promocji limitowany jest kolejnością zgłoszeń i wniesieniem opłaty za uczestnictwo, decyduje data wpływu opłaty na konto Organizatora (data zaksięgowania środków na rachunku Organizatora).
  5. Organizator może dowolnie nadawać i określać Uczestnikom status Uczestnika VIP.

§11 Reklamacje

  1. Wszelkie zastrzeżenia Uczestników Konferencjiwobec Organizatora powinny być zgłaszane
    w formie pisemnej, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, na adres siedziby Organizatora nie później niż 7 dni od dnia zakończenia Konferencji. Po upływie tego terminu reklamacje nie będą rozpatrywane.
  2. Reklamacja jest rozpatrywana w terminie 30 dni od dnia otrzymania.
  3. Uczestnik zostanie powiadomiony o uznaniu lub odrzuceniu reklamacji pisemnie, na adres wskazany w zgłoszeniu rejestracyjnym.

§12 Postanowienia końcowe

  1. Wszelkie spory mogące wyniknąć z uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
  2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.
  3. Udostępnione przez Uczestnika dane osobowe są gromadzone i przetwarzane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
  4. Konferencje organizowane na podstawie niniejszego regulaminu mają charakter zamknięty i nie stanowią imprez masowych w rozumieniu Ustawy z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. 2009 nr 62, poz. 504), chyba że jednoznacznie wynika to z oferty handlowej i jest pisemnie potwierdzone w ofercie.
  5. Organizator ma prawo zmiany postanowień niniejszego Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie od dnia ich zamieszczenia na stronie internetowej oznaczonej domenami www.megafon.info.pl. lub www.sympozja.eu. Uczestnik ma prawo doodstąpienia od umowy z uwagi na zmianę w regulaminie w terminie 7 dni od dnia publikacji zmiany lub tekstu jednolitego Regulaminu.
  6. Wszelka korespondencja z Uczestnikiem w ramach realizacji umowy będzie prowadzona na adres/dane teleadresowe podane w zgłoszeniu rejestracyjnym.
  7. Uczestnik zobowiązany jest do bieżącej aktualizacji danych teleadresowych pod rygorem utraty roszczenia.
  8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niemożliwość dostarczenia korespondencji do Uczestnika z uwagi na błędne/niepełne dane teleadresowe.
  9. Domniemywa się, iż list wysłany pod ostatni znany Organizatorowi adres Uczestnika jest skutecznie doręczony po upływie 14 dni od dnia nadania.
  10. Niedochowanie przez Uczestnika formy korespondencji skutkuje jej nieważnością względem Organizatora.